WhatsApp Business pentru cabinetul stomatologic: cum îl folosești corect și legal

Aplicație sau platformă?

Aplicația e bună ca punct de plecare; devine problemă când recepționera pleacă și, cu ea, doi ani de conversații cu pacienții, sau când vrei remindere automate pentru 40 de programări pe zi. Platforma cere o configurare inițială (cont Meta Business, verificarea firmei, un număr dedicat), după care mesajele pleacă din softul clinicii.

Fereastra de 24 de ore și șabloanele

Regula centrală a platformei, din documentația Meta: „mesajele fără șablon pot fi trimise doar într-o fereastră de serviciu deschisă” — cele 24 de ore de după ultimul mesaj al pacientului. În fereastră, recepția scrie liber și gratuit. În afara ei — de exemplu reminderul de mâine pentru un pacient care n-a scris de o lună — clinica poate trimite doar un șablon aprobat în prealabil de Meta.

• Utility: legate de o tranzacție sau un serviciu existent — confirmarea programării, reminderul, „s-a eliberat un loc”, cererea de recenzie după vizită. Cele trimise în fereastra de 24 h sunt gratuite; în afara ei se taxează la tariful utility.
• Marketing: promoții, oferte, recall generic („nu ai mai fost de 6 luni, vino la control cu 20% reducere”). Cele mai scumpe; cer opt-in explicit pentru marketing.
• Authentication: coduri de verificare — rar în cabinet.
• Un șablon care amestecă utilitate cu promoție e reclasificat automat ca marketing; reclasificările repetate pot duce la restricții temporare.

Cât costă

Din 1 iulie 2025 Meta a trecut de la taxarea per conversație la taxarea per mesaj-șablon livrat, cu tarife pe țară și categorie; România e în grupul „Rest of Central and Eastern Europe”. Câteva consecințe pentru cabinet:

• Reminderele (utility) trimise pacienților care ți-au scris în ultimele 24 h sunt gratuite; restul se taxează la tariful utility, de ordinul câtorva bani–zeci de bani per mesaj.
• Răspunsurile recepției în fereastra de 24 h nu costă nimic, oricâte ar fi.
• Nu există abonament Meta; costul e strict per mesaj livrat. Softul clinicii nu ar trebui să adauge o cotă proprie peste — verifică asta la furnizor.
• Tarifele se schimbă (Meta a anunțat ajustări pentru mai multe piețe europene în 2026); pagina de prețuri Meta e sursa, nu un articol.

Consimțământul: Meta și GDPR, două straturi

1. 1
   Opt-in cerut de Meta

   Politica WhatsApp cere ca pacientul să fi acceptat să primească mesaje de la clinică pe WhatsApp, cu numele firmei clar; Meta acceptă un opt-in general, dar cere consimțăminte separate pentru marketing față de notificări.

2. 2
   Temeiul GDPR pentru date de sănătate

   Un reminder conține implicit date de sănătate (pacient la stomatolog, ce tratament). Trimiterea lui e parte din asistența medicală (GDPR art. 9 alin. 2 lit. h), dar canalul (WhatsApp, cu Meta ca subîmputernicit) trebuie declarat în informarea de la prima vizită.

3. 3
   Bifa din acordul GDPR

   Practic: în acordul GDPR semnat la prima vizită, o bifă separată, opțională, „sunt de acord să primesc reamintiri de programare prin SMS/WhatsApp”; păstrată în fișă, cu data. Pentru promoții, altă bifă.

4. 4
   Dreptul de a se opri

   Pacientul poate cere oricând oprirea; recepția îl scoate din mesajele automate și notează în fișă. Meta cere să respecți cererea imediat.

Ce ai de făcut, în ordine

• Un cont Meta Business (business.facebook.com) verificat pe firma clinicii — verificarea cere actele firmei și durează de la câteva ore la câteva zile.
• Un număr de telefon dedicat platformei (nu poate fi în același timp în aplicația WhatsApp de pe un telefon).
• Șabloanele de mesaje trimise la aprobare: reminder, confirmare, loc eliberat, recenzie, recall — cu variabile pentru nume, dată, oră, medic. Aprobarea durează de obicei minute–ore.
• Legarea contului de softul clinicii (ID-ul numărului, token-ul de acces); de aici mesajele pleacă automat din calendar.
• Un test pe numărul tău: programare, reminder, răspuns, anulare — și verificarea că totul apare în fișă.