Cum legi centrala telefonică de agenda cabinetului stomatologic?

Ce urmărești de fapt

Într-un cabinet, telefonul sună în același timp cu recepția ocupată. Fără legătură cu agenda, cine răspunde întreabă numele, caută fișa, verifică în calendar și notează de mână. Cu legătura, ecranul sau aplicația centralei arată din primele secunde cine sună, dacă are o programare viitoare și la ce medic. Câștigul practic: apelul se închide mai repede, iar datele ajung în agendă o singură dată, nu de două ori.

Același mecanism ajută la apelurile pierdute sau din afara programului: un număr necunoscut ajunge în agendă ca pacient nou, cu telefonul deja trecut, iar recepția îl găsește a doua zi pe listă, nu pe un bilet uitat pe birou.

Fluxul în trei pași

1. 1
   Căutarea după numărul apelantului

   Centrala trimite numărul către agendă și primește pacienții care au acel telefon, cu numele și următoarea programare. Răspunsul trebuie să fie o listă: pe același număr pot fi mai mulți pacienți.

2. 2
   Crearea pacientului dacă nu există

   Numărul necunoscut devine un pacient nou doar cu telefonul; numele se completează ulterior, în fișă. Operația trebuie să fie idempotentă, adică un număr deja existent să întoarcă fișa existentă, nu o dublură.

3. 3
   Programarea din apel

   Cu pacientul identificat, se cere calendarului un interval la un medic. Dacă intervalul e ocupat, agenda răspunde cu un conflict, iar centrala propune alt interval; nu se suprapun programări.

Detalii care strică integrarea dacă le ignori

• **Formatul numărului.** Românii spun telefonul în formele 0722 111 222, 0722-111-222 sau +40722111222. Agenda trebuie să le recunoască drept același număr, altfel apar fișe duplicate.
• **Mai mulți pacienți pe același telefon.** Un părinte își programează copilul de pe numărul lui. Un sistem care presupune un singur pacient per număr îl alege pe cel greșit.
• **Ora.** Centrala și agenda trebuie să se înțeleagă asupra fusului orar. Cea mai sigură regulă: o oră fără fus înseamnă ora României, iar un fus explicit se convertește.
• **Reîncercările.** Rețeaua cade, iar centrala retrimite. Programarea repetată cu același pacient, aceeași oră și același medic nu trebuie să producă două intrări.
• **Limitele.** O integrare nu e un robot de masă: e normal ca agenda să limiteze numărul de cereri pe minut și de creări pe zi per cheie de acces, ca o greșeală de configurare să nu umple calendarul.

Sensul invers: webhook-uri din agendă spre centrală

Agenda nu e doar interogată; ea poate și anunța. Un webhook este un apel HTTP trimis de agendă către o adresă a centralei când se schimbă ceva: o programare nouă, mutată, confirmată sau anulată. Centrala poate astfel să afișeze la zi calendarul medicului de gardă sau să declanșeze un mesaj vocal, fără să întrebe agenda la fiecare câteva secunde.

• Cere semnarea fiecărei notificări și verifică-o la primire; fără semnătură, oricine află adresa poate injecta „programări”.
• Răspunde rapid cu un cod 2xx și procesează apoi; reîncercările există tocmai pentru răspunsurile lente.
• Tratează notificările ca pe posibile dubluri și păstrează identificatorul livrării.
• Adresa de primire trebuie să fie publică și pe HTTPS, cu certificat valid.

GDPR: furnizorul centralei e persoană împuternicită

Când centrala primește numele și telefonul unui pacient, sau programările lui, prelucrează date personale în numele clinicii. Art. 28 alin. (3) GDPR cere ca relația cu persoana împuternicită să fie reglementată printr-un contract sau alt act juridic obligatoriu, care stabilește obiectul și durata prelucrării, natura și scopul ei, tipul de date și categoriile de persoane vizate. Contractul trebuie să prevadă, printre altele, prelucrarea numai pe baza instrucțiunilor documentate ale clinicii, confidențialitatea persoanelor autorizate, măsurile de securitate din art. 32 și ștergerea sau returnarea datelor la încetarea serviciului.

• **Alegerea furnizorului.** Clinica folosește doar persoane împuternicite care oferă garanții suficiente pentru măsuri tehnice și organizatorice adecvate (art. 28 alin. (1)).
• **Subîmputerniciții.** Furnizorul nu poate angaja alt furnizor fără autorizarea scrisă a clinicii; cere lista lor (art. 28 alin. (2)).
• **Transferurile în afara UE.** Contractul reglementează și transferurile către țări terțe (art. 28 alin. (3) lit. a); întreabă unde sunt serverele și unde sunt stocate înregistrările.
• **Evidența prelucrărilor.** Integrarea intră în evidența activităților de prelucrare, cu categoriile de destinatari (art. 30 alin. (1)).
• **Securitatea cheilor.** Cheia de acces la agendă stă doar pe serverul centralei, nu în aplicații instalate la recepție sau în depozite de cod; o cheie scăpată se revocă imediat și se înlocuiește. Obligația de securitate din art. 32 privește și operatorul, și persoana împuternicită.

Exemplu: cum arată în Perlato

Perlato nu are centrală telefonică proprie; se leagă de centrala în cloud a clinicii printr-un API. Căutarea după telefon, crearea pacientului cu telefonul ca singur câmp obligatoriu (repetarea întoarce fișa existentă), lista medicilor și crearea programării cu sursa „telefon” sunt disponibile în API-ul v1, iar schimbările din calendar (programare nouă, mutată, confirmată, anulată) pleacă spre centrală prin webhook-uri semnate. Observațiile medicale nu sunt transmise. Cheile și webhook-urile se gestionează de proprietarul clinicii în Setări → Integrări, iar documentația completă e pe pagina pentru dezvoltatori. API-ul e inclus în planul Enterprise, de la 349 lei/lună (279 lei/lună la plata anuală), iar integrarea asistată cu furnizorul centralei costă 1.500 lei, o singură dată; detalii pe pagina de prețuri.