Soft pentru cabinet stomatologic: ce să ceri de la el în 2026

Ce s-a schimbat față de „agenda și fișele”

Un cabinet din 2019 putea funcționa cu o agendă, un registru de sterilizare pe hârtie și un bloc de facturi. Trei lucruri au făcut ca asta să nu mai fie suficient:

• Facturarea electronică. Din 2024, facturile B2B, iar din 2025 și cele către persoane fizice, se transmit în sistemul RO e-Factura al ANAF (OUG nr. 69/2024). Un soft care emite facturi fără să le poată trimite în SPV, direct sau printr-un furnizor de facturare, lasă cabinetul cu o muncă dublă.
• Trasabilitatea sterilizării. Ordinul MS 1761/2021 cere unității sanitare „să asigure trasabilitatea prin înregistrări electronice sau letrice a tuturor dispozitivelor medicale sterilizate” (art. 53), cu codul trusei regăsit „inclusiv în documentele medicale ale pacientului” (textul consolidat, CMSR). Pe hârtie se poate; într-un soft e mult mai ușor de ținut și de arătat la control.
• GDPR pe date de sănătate. Fișa pacientului e categorie specială de date (GDPR art. 9); furnizorul de soft e persoană împuternicită și trebuie să existe un contract de prelucrare (art. 28). Un soft fără DPA, fără a spune unde stau datele și fără export nu e conform, oricât de bun ar fi la programări.

În paralel, pacienții s-au mutat pe telefon: reminderele prin mesaj text ridică prezența la programări de la 67,8% la 78,6%, iar un cabinet fără programare online pierde cererile venite seara și în weekend.

Ce trebuie să facă softul: lista pe module

Zece întrebări pentru furnizor

1. 1
   Unde stau datele și cine are acces la ele?

   Răspunsul corect numește țara, furnizorul de găzduire și lista de subîmputerniciți. „În cloud” nu e un răspuns.

2. 2
   Pot exporta tot, oricând, fără să cer voie?

   CSV pentru pacienți și programări plus un backup complet al bazei de date, din aplicație. Dacă exportul se face „la cerere, în 30 de zile”, datele nu sunt de fapt ale tale.

3. 3
   Cum ajunge factura la ANAF?

   Direct sau prin SmartBill/Oblio/FGO — ambele sunt bune; important e să vezi statusul ANAF pe factură și să poți retrimite la eroare.

4. 4
   Ce se întâmplă la o programare mutată?

   Reminderul trebuie să se mute singur. E cel mai frecvent mod în care un pacient primește ora greșită.

5. 5
   Câte mesaje pot trimite și cât costă?

   Cere separat costul softului și costul mesajelor; unele oferte includ „pachete de SMS-uri” care se termină exact când ai nevoie.

6. 6
   Cum ține evidența sterilizării?

   Ciclu cu parametri, cod pe truse, legătură cu pacientul și un raport pe interval pe care să-l dai inspectorului DSP.

7. 7
   Cine vede ce?

   Recepția nu trebuie să vadă notele medicale; medicul nu trebuie să vadă comisioanele colegilor. Roluri, nu o parolă comună.

8. 8
   Ce fac dacă nu am internet?

   Un soft web nu merge fără internet; întreabă ce ai nevoie (o conexiune de rezervă pe telefon e de obicei suficientă) și dacă există aplicație offline pentru urgențe.

9. 9
   Cum se face migrarea și cât durează?

   Din ce format importă (CSV/Excel, exportul sistemului vechi), cine o face și ce se pierde.

10. 10
    Cum anulez?

    Din aplicație, la finalul perioadei plătite, cu export înainte. Un contract pe 24 de luni cu penalități e un semnal despre încrederea furnizorului în propriul produs.

Cum testezi în perioada de probă

• Introdu 20 de pacienți reali (cu acordul lor) și programările săptămânii viitoare, nu date demo.
• Mută o programare, anulează una, marchează una finalizată: urmărește ce mesaje pleacă și ce se întâmplă în fișă.
• Emite o factură de test și trimite-o la e-Factura în mediul de test al furnizorului.
• Fă un export complet și deschide-l: dacă nu înțelegi ce e în el, nici contabilul sau următorul soft nu va înțelege.
• Pune recepția să lucreze o zi în el; ea va găsi problemele pe care demo-ul le ascunde.